Flairen tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee flaire.fi-verkkopalvelua sekä verkkopalvelussa kerättyjä ja käsiteltyjä vierailijatietoja.

Flaire arvostaa yksityisyyttäsi ja pyrkii tarjoamaan turvallisen kokemuksen. Haluamme tiedottaa sinulle keräämistämme tiedoista, kun käytät verkkosivustoamme tai palveluitamme, sekä siitä, miten käytämme ja käsittelemme näitä tietoja tässä tietosuojailmoituksessa. Kerromme myös, mistä voit saada lisätietoja henkilökohtaisten tietojesi käsittelystä ja niihin liittyvistä oikeuksistasi.

Termi ”Flaire” viittaa Oulun yliopiston, Suomen ympäristökeskuksen, Helsingin yliopiston, Turun yliopiston ja Aalto yliopiston Flaire -hankkeeseen. Kun käytät Flairen verkkosivustoa tai palveluita, tietojasi käytetään ja käsitellään Flairen toimesta.

Rekisterinpitäjä

Flaire
University of Oulu
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 Oulu

Käsittelystä vastaava yksikkö

Flaire, Oulun yliopisto
Projektin johtaja Eva Pongracz, sähköpostiosoite: eva.pongracz(at)oulu.fi

Yliopiston tietosuojavastaava
dpo(at)oulu.fi

Miten käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi

Keräämme joitakin tietoja sinusta, kun vierailet verkkosivustollamme tai otat yhteyttä asiakaspalveluumme tai henkilöstöömme. Käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi vain tässä tietosuojailmoituksessa lueteltuihin tarkoituksiin ja palvelukohtaisiin tarkoituksiin, joista voit saada lisätietoja napsauttamalla tarjottuja linkkejä. Voit myös ottaa meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja henkilökohtaisten tietojen käsittelystä.

Voit myös jakaa tietoja Flairen palveluista kolmansien osapuolten tarjoamiin järjestelmiin tai palveluihin, kuten sosiaaliseen mediaan. Flaire ei ole vastuussa muualle siirretystä tiedosta tai tiedon tarkkuudesta Flairen toimialueen ulkopuolella. Kunkin palveluntarjoajan tietoturva- ja yksityisyyskäytännöt sovelletaan kyseiseen tietoon.

Tietoturva

Henkilötietojen toimittamiseen liittyy aina riskejä, olipa kyse henkilökohtaisesti, puhelimitse tai internetin tai muiden teknologioiden kautta, eikä mikään järjestelmä tai teknologia ole täysin turvallinen tai manipuloimaton. Flaire kerää ja käsittelee tietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla (esim. salaus) ja menettelyillä estääkseen luvattoman pääsyn ja väärinkäytön henkilötiedoillesi. Jos Flairen hyödyntämät sivustot hyväksyvät online-maksuja, esimerkiksi tapahtumaan rekisteröityessä, sivustot käyttävät alan standardin mukaisia turvamenettelyjä näiden tapahtumien luottamuksellisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi käytämme alan standardin mukaisia turvamenettelyjä, kuten SSL-autentikointia, varmistaaksemme, että luottokorttitietosi ja muut ostoprosessin aikana annetut henkilökohtaiset tiedot säilyvät turvassa kolmansien osapuolien väliintulolta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Flaire on Oulun yliopiston alaisuudessa toimiva hanke. Kuten Oulun yliopisto, myös Flaire täyttää yliopistolain (2009/558) 2 §:ssä säädetyt yleiset tehtävät palvellen ihmiskuntaa laajasti tutkimuksen, opetuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kautta.

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää ja kehittää Flairen verkkopalvelun teknologiaa ja sisältöä sekä kehittää ja kohdentaa verkkopalvelun toiminnallisuuksia.

Palvelun käyttö luo lokitietoja. Näitä lokitietoja käytetään tietoturvan varmistamiseen, palvelun teknisten ominaisuuksien kehittämiseen sekä vikojen havaitsemiseen, estämiseen ja korjaamiseen. Verkkosivustolle tallennettuihin tietoihin kuuluu esimerkiksi eri lomakkeiden kautta lähetetty tieto.

Verkkopalvelu käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä kolmansien osapuolten palveluiden tietoja tallentavia evästeitä. Evästeiden tarkoituksena on mahdollistaa verkkopalvelun muistaa tietyt asetukset tietyn ajanjakson ajan. Evästeet mahdollistavat sen, että verkkosivuston vierailijan ei tarvitse tehdä samoja valintoja siirtyessään sivulta toiselle saman istunnon aikana.

Flairen verkkosivuston käyttämät evästeet voidaan luokitella

1. Välttämättömät evästeet
2. Tilastolliset (ei-välttämättömät) evästeet
3. Markkinointi (ei-välttämättömät) kolmannen osapuolen evästeet

Välttämättömät evästeet

Välttämättömiä evästeitä käytetään ainoastaan varmistamaan verkkosivuston tekninen toimivuus, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Näitä evästeitä ei tarvitse käyttäjän hyväksyä. Ne auttavat tekemään verkkosivustosta käyttökelpoisen mahdollistamalla perustoiminnot, kuten sivunavigoinnin ja pääsyn verkkosivuston turvallisiin osiin.

Tilastolliset evästeet

Tilastolliset evästeet auttavat Flairea verkkosivuston omistajana ymmärtämään, miten vierailijat vuorovaikuttavat verkkosivuston kanssa keräämällä ja raportoimalla tietoja anonyymisti. Kun olet antanut suostumuksesi evästeiden käyttöön, evästebanneri pienennetään sivun vasempaan alakulmaan ikonin taakse, josta sen voi avata uudelleen napsauttamalla evästebannerin ikonia.

Markkinointi evästeet

Markkinointievästeitä käytetään seuraamaan vierailijoita eri verkkosivustoilla. Tarkoituksena on näyttää mainoksia, jotka ovat merkityksellisiä ja kiinnostavia yksittäiselle käyttäjälle, ja siten arvokkaampia julkaisijoille ja kolmannen osapuolen mainostajille. Kun olet antanut suostumuksesi evästeiden käyttöön, evästebanneri pienennetään sivun vasempaan alakulmaan ikonin taakse, josta sen voi avata uudelleen napsauttamalla evästebannerin ikonia.

Evästeiden tarkoituksena on mahdollistaa verkkopalvelun muistaa tietyt asetukset tietyn ajanjakson ajan. Evästeet mahdollistavat sen, että verkkosivuston vierailijan ei tarvitse tehdä samoja valintoja siirtyessään sivulta toiselle saman istunnon aikana.

Kolmannen osapuolen palveluevästeet tallennetaan vierailijan päätelaitteeseen. Ne mahdollistavat vierailijan anonyymin datan keräämisen, kuten käytetyn selaimen, käyttöjärjestelmän tai päätelaitteen, sekä verkkopalvelun käytön tiedot, kuten sivuston, jolta vierailija saapui verkkosivustolle, ladatut sivut ja aikaleiman.

Evästeiden hyväksymiseen flaire.fi-verkkopalvelu käyttää evästebanneria, jonka vierailija löytää jokaisen sivun alaosasta. Evästebanneri sisältää tietoa palvelussa käytetyistä evästeistä.

Evästeitä käytetään vain verkkopalvelun käyttäjän suostumuksella. Käyttäjä voi milloin tahansa muuttaa evästeasetuksiaan evästebannerissa. Kun olet antanut suostumuksesi evästeiden käyttöön, evästebanneri pienennetään sivun vasempaan alakulmaan ikonin taakse, josta sen voi avata uudelleen napsauttamalla evästebannerin ikonia.

Google Analytics

Google Analyticsia käytetään verkkosivuston kehittämiseen ja verkkopalvelun laadunvalvontaan mittaamaan online-palvelun käyttötietoja ja analysoimaan kerättyä dataa. Vierailijoiden seuranta ei tunnista yksilöitä. Verkkosivuston vierailijan IP-osoitetta voidaan käyttää määrittämään organisaatio, jolle IP-osoite on rekisteröity, ja mikä on vierailijan maantieteellinen sijainti. Lisätietoja on Google Analyticsissa.

Voit estää Google Analyticsin datan keräämisen lataamalla lisäominaisuuden verkkoselaimeesi osoitteessa https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Evästeiden asentamisen estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toiminnallisuuksiin ja verkkosivuston tarjoamien palveluiden käyttöön. Verkkosivuston käyttämällä hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn.

Kolmansien osapuolien tarjoamat kaikki palvelut ja kolmansien osapuolten toimittamat sovellukset, jotka ovat saatavilla Flairen verkkosivustolla, ovat kyseisen kolmannen osapuolen käyttöehtojen ja muiden määräysten alaisia.

Lisäksi Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelun sivuilla on kolmansien osapuolten yhteisöliitännäisten palveluita: esimerkiksi Google Tag Manager, Instagram, AddThis, Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube. Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelussa olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Kävijän käyttämät sivujen yhteisöliitännäiset toiminnot sosiaaliseen mediaan siirtyvät kolmannen osapuolen palvelun seurantatietoihin. Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelu ei lähetä asiakkaiden tietoja sosiaalisten laajennusten kautta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä tietosuojailmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin Flairen verkkosivusto kerää seuraavat käyttäjien välttämättömät tiedot: Palvelun käytöstä kerätyt ja johdetut tiedot:

Flaire kerää tietoja verkkosivuston käyttäjistä esimerkiksi evästeiden käytön kautta. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään käyttäjän selaimelle, ja se sisältää yleensä anonyymin tunnistusnumeron. Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta.

Verkkosivuston käytöstä koostetaan tilastoja. Tilastoihin sisältyvät käyttäjien määrä, käytön maa, käyttöaika, käytetty selain ja sisällöt, joita vierailijat ovat tarkastelleet. Lisäksi tehdään tilastollinen merkintä siitä, onko käyttäjä Flairen sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa näiden tietojen perusteella.

Sinun Flairelle toimittamasi tiedot

Ottamalla suoraan yhteyttä Flairen asiantuntijoihin sähköpostitse, sähköpostijärjestelmäsi määrittää, mitä tietoja se lähettää. Vähintään sähköpostijärjestelmäsi lähettää sähköpostiosoitteesi.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Siirrämme henkilötietoja vain Flairen ja hankkeen konsortion sisällä, ja vain siinä määrin kuin on tarpeellista verkkosivuston teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä sisältöön liittyvän viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin, kehittämisen ja kohdentamisen kannalta. Henkilötietoja käsittelee Flaire konsortio sekä muut verkkopalvelun sisältöjä ylläpitävät yksiköt.

Flaire luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille konsortion  ulkopuolella vain, kun kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsiteltyihin henkilötietoihin tarjotakseen Flairelle tai hankkeen konsortiolle palveluita tässä tietosuojailmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin. Tämä viittaa esimerkiksi Googlelta saatuihin Google Analytics -analyysityökaluihin. Lisäksi Flaire voi luovuttaa anonyymejä tietoja kolmansille osapuolille, jotka auttavat meitä verkkosivuston kehittämisessä ja teknisten ongelmien tai vikojen ratkaisemisessa.

Tietojen säilytysaika

Kerättyjä tietoja säilytetään vuoden 2026 loppuun asti, jolloin Flaire -ohjelma päättyy, ellei rahoitusta myönnetä myös toiselle kolmen vuoden jaksolle. Tässä tapauksessa tiedot säilytetään vuoden 2029 loppuun saakka. Tietoja käytetään tässä tietosuojailmoituksessa esitettyihin tarkoituksiin. Niitä ei käytetä muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirrot

Käytämme Euroopassa sijaitsevia datakeskuksia. On mahdollista, että me tai meitä palvelevat palveluntarjoajat siirtävät tietojasi EU:n / ETA:n ulkopuolelle tietyissä olosuhteissa. Tämä voi tapahtua esimerkiksi, jos tietoja kopioidaan EU:n / ETA:n ulkopuolelle Yhdysvaltoihin varmistamaan tietojesi turvallisuus jopa pääpalvelimien vian sattuessa. Siirrot on aina suoritettava turvallisesti ja lain mukaisesti. Varmistamme, että tarvittavat toimenpiteet toteutetaan estämään henkilötietojesi siirto EU:n tai ETA:n ulkopuoliselle osapuolelle, joka ei noudata henkilötietojen käsittelyä koskevia laillisia vaatimuksia.

Euroopan komissio on hyväksynyt mallisopimuslausekkeiden käytön varmistamaan tietojen riittävän suojan siirrettäessä niitä ETA:n ulkopuolelle. Kun nämä lisätään osapuolten väliseen tietojensiirron standardisopimuslausekkeiden sopimukseen, henkilötiedot katsotaan suojatuiksi siirrettäessä niitä ETA:n tai Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle maihin, joissa sovellettavuuspäätöstä ei sovelleta. Käytämme näitä mallisopimuslausekkeita tietojensiirrossa.

Jotkut kolmansien osapuolten palvelut saattavat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella. Flaire ei ole vastuussa kolmansien osapuolten palveluiden käytöstäsi Flairen verkkosivuston kautta (esimerkiksi sosiaalisen median alustat, kuten Facebook, X YouTube tai LinkedIn).

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet rekisteröitynä:

• Oikeus saada pääsy tietoihisi.
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot poistettua (“oikeus tulla unohdetuksi”).
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä.
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti.

Huomaa, että yllä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus määritetään tapauskohtaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen esimerkiksi tietojen käsittelyn perusteista, eikä sinulla ole kaikissa tapauksissa yllä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, älä epäröi ottaa yhteyttä osoitteeseen eva.pongracz(at)oulu.fi tai yliopiston tietosuojavastaavaan.

Jos haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksia, lähetä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä Tietosuojavaltuutetun toimistolle valvontaviranomaisena. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Teknisten ja organisatoristen suojatoimien yleiskuvaus

Rekisterinpitäjänä Flaire käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä vahingolta tai katoamiselta.